e-Fatura ve e-Arşiv nedir?
e-Fatura ve e-Arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği kurallarla elektronik ortamda düzenlenen faturalardır. Kısaca: alıcı da e-Fatura sistemine kayıtlıysa fatura e-Fatura olarak GİB üzerinden alıcıya iletilir; alıcı kayıtlı değilse (örneğin son tüketici) fatura e-Arşiv olarak düzenlenir ve alıcıya e-posta ya da bağlantıyla ulaştırılır. Belgeler, GİB'in tanımladığı UBL-TR biçiminde hazırlanır.
Firmalar bu hizmeti çoğunlukla GİB'den izinli bir özel entegratör aracılığıyla kullanır. Hangi firmaların hangi tarihten itibaren zorunlu olduğu GİB düzenlemeleriyle belirlenir ve zaman zaman değişir; güncel durumu mali müşavirinizle teyit etmenizi öneriyoruz.
e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu, siparişinizi entegratörünüze doğru fatura verisi olarak iletir, kesilen faturayı ERP'nize, müşterinize ve gerekiyorsa pazaryerine ulaştırır.
Elektronik belgeye geçmiş firmalarda sorun çoğu zaman faturanın kendisi değil, fatura ile sipariş arasındaki kopukluktur. Fatura bir ekranda kesilir, sipariş başka bir ekranda durur, müşteri faturasını mail kutusunda arar, pazaryeri ise fatura bekler. Entegrasyon bu dört noktayı tek bir akışa bağlar ve her faturanın hangi siparişe ait olduğunu kayıt altında tutar.
Neleri bağlıyoruz?
| Veri | Yön | Sıklık |
|---|---|---|
| Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı | Entegratör → orta katman | Fatura öncesinde |
| Fatura verisi (satırlar, KDV, alıcı) | Site / ERP → entegratör | Sipariş kesinleştiğinde |
| Fatura numarası ve durumu | Entegratör → site, ERP | Fatura oluştuğunda |
| Fatura görüntüsü / bağlantısı | Entegratör → müşteri, pazaryeri | Fatura oluştuğunda |
| İade faturası / iptal süreci | Site / ERP → entegratör | İade onaylandığında |
| e-İrsaliye (gerekiyorsa) | ERP → entegratör | Sevkiyatta |
Tipik senaryolar
- E-ticaret siparişi: Ödemesi alınan sipariş için e-Arşiv faturası kesilir, bağlantısı müşteriye gider ve sipariş ekranında görünür. Kurumsal alıcılarda sistem mükellefiyeti kontrol eder, e-Fatura keser.
- Pazaryeri faturası: Trendyol ya da Hepsiburada siparişinin faturası kesilir ve pazaryerine iletilir; elle PDF yükleme ortadan kalkar.
- ERP merkezli faturalama: Faturayı ERP'nizden kesiyorsanız, entegrasyon ERP ile entegratör arasındaki köprüyü kurar ya da mevcut köprüyü siparişle bağlar; fatura tek yerde kesilir, her yerde görünür.
Hangi yol sizin için doğru?
Fatura üç yerden kesilebilir: ERP'niz, e-ticaret altyapınız ya da doğrudan entegratör paneli. Doğru cevap, muhasebenizin nerede tutulduğuna bağlıdır. Çoğu durumda faturanın ERP'de kesilmesini, e-ticaret tarafının yalnız sipariş verisini sağlamasını öneriyoruz; böylece muhasebe tek kaynaktan yürür. Konuyu e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu yazısında daha ayrıntılı anlattık.
IMFLEXI e-ticaret altyapımız e-fatura entegratörlerine ve ERP'lere bağlanabilir; hangi yolu seçerseniz seçin sipariş verisi eksiksiz aktarılır. Bkz. IMFLEXI ERP entegrasyonu.
Nasıl çalışıyoruz?
- Analiz: Entegratörünüz, faturanın nerede kesileceği, fatura senaryolarınız (yurt içi, ihracat, iade) ve mali müşavirinizin beklentileri konuşulur.
- Eşleştirme: Ürün ve birim kodları, KDV oranları, istisna durumları, seri ve numaralandırma kuralları eşlenir.
- Test ortamı: Entegratörün test ortamında her senaryo için örnek fatura kesilir, mali müşavirinizle birlikte kontrol edilir.
- Canlıya geçiş: Kademeli açılır; ilk faturalar birlikte incelenir.
- İzleme: Her gönderim loglanır; reddedilen ya da hata alan fatura sebebiyle kuyruğa düşer, düzeltildiğinde tekrar gönderilir. Aynı sipariş için ikinci fatura kesilmesi engellenir.
Başlamadan önce hazırlanacaklar
- Özel entegratörünüzün adı ve panel erişimi
- Faturayı bugün nereden kestiğiniz: ERP, entegratör paneli ya da e-ticaret altyapısı
- Fatura senaryolarınız: yurt içi satış, ihracat, iade, istisnalı satışlar
- Seri ve numaralandırma kurallarınız
- Mali müşavirinizin iletişim bilgisi
Fatura kurgusunu mali müşavirinizin onayından geçirmeden canlıya almıyoruz.
Güvenlik ve KVKK
Entegratör erişim bilgileri kodda değil, erişimi kısıtlı yapılandırmada saklanır. Faturada yer alan kişisel veriler (ad, adres, T.C. kimlik ya da vergi numarası) yasal yükümlülük kapsamında işlenir; gereğinden fazla alan aktarılmaz. KVKK gereklilikleri eksiksiz ve ek ücretsiz karşılanır.
İlgili Globya çözümleri
Fatura sürecinizi konuşmak için 0850 432 55 13 ya da iletişim sayfası. Fiyat, keşif görüşmesinden sonra yazılı teklifle belirlenir.
Sık sorulan sorular
Entegratörümüzü değiştirmemiz gerekir mi?
Genellikle hayır. Mevcut entegratörünüzün sunduğu bağlantı imkânlarıyla çalışıyoruz; sınırlama varsa bunu ilk analizde açıkça söylüyoruz.
e-Fatura mı e-Arşiv mi kesileceğine sistem nasıl karar verir?
Alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı fatura öncesinde kontrol edilir; sonuca göre doğru belge türü seçilir.
İadelerde ne oluyor?
İade süreci, muhasebe uygulamanıza ve mali müşavirinizin yönlendirmesine göre kurulur; entegrasyon gerekli belge ve kayıtları otomatik oluşturur.
Zorunluluk sınırları nedir?
Zorunluluk kapsamı GİB düzenlemeleriyle belirlenir ve değişebilir. Güncel durum için mali müşavirinizle görüşmenizi öneriyoruz.