Kurumsal e-posta, adınızla ve güvenle.

Kurumsal e-posta neden önemli?

Teklif gönderen bir firmanın ücretsiz bir e-posta adresi kullanması, alıcı tarafında küçük ama gerçek bir soru işareti bırakır. Alan adınıza özel kurumsal e-posta ise profesyonel görünümün ötesinde somut faydalar sağlar: adresler firmaya aittir, çalışan ayrıldığında yazışmalar kaybolmaz, kutular merkezi olarak yönetilir ve güvenlik ayarları sizin kontrolünüzdedir.

Ne var ki kurumsal e-posta da yanlış kurulabilir. En sık gördüğümüz sorunlar şunlar: gönderilen tekliflerin karşı tarafta spam klasörüne düşmesi, birinin firmanızın adıyla sahte e-posta gönderebilmesi, telefonda ve bilgisayarda farklı klasörlerin görünmesi ve kutunun dolduğunun ancak e-posta gelmediğinde fark edilmesi. Bunların hemen hepsi kurulum ve bakımla çözülür.

Kurumsal e-posta için tek bir doğru altyapı yoktur. Birkaç kişilik bir ekip için web sitenizle aynı sunucuda çalışan bir posta hizmeti yeterli olabilir; takvim paylaşımı, büyük dosya ekleri ve çok sayıda kullanıcı söz konusuysa bulut tabanlı kurumsal paketler daha uygun olabilir. Seçimi kullanıcı sayınıza, ekiplerin nasıl çalıştığına ve bütçenize göre birlikte yapıyor, her seçeneğin artısını ve eksisini sade bir dille anlatıyoruz. Hangi altyapıda olursa olsun kutuların yönetici hesabı firmanızda kalır.

SPF, DKIM ve DMARC: teslim ve sahtecilik koruması

Bu üç ayar, alan adınızın DNS kayıtlarına eklenen ve alıcı sunuculara "bu posta gerçekten bu firmadan geliyor" diyen kimlik kontrolleridir. SPF, adınıza hangi sunucuların posta gönderebileceğini söyler. DKIM, her postaya dijital bir imza ekler. DMARC ise bu kontrollerden geçemeyen postalara ne yapılacağını belirler ve size rapor gönderir.

Bu ayarlar eksikse postalarınız spam'e düşebilir ve dolandırıcılar firmanız adına sahte fatura ya da ödeme talebi gönderebilir. Büyük e-posta sağlayıcıları 2024'ten itibaren bu kimlik kontrollerini çok daha sıkı uygulamaya başladı; bugün doğru kurulmamış bir alan adının teslim sorunu yaşaması olağandır.

Ayrıntısı: SPF, DKIM ve DMARC ayarları

Kayıpsız e-posta taşıma

Başka bir sağlayıcıdan ya da eski bir sunucudan geçiş yaparken en büyük endişe eski yazışmaların kaybolmasıdır. Taşımayı; mevcut kutuların, klasörlerin ve gönderilmiş öğelerin yeni sisteme kopyalanması, DNS yönlendirmesinin uygun bir anda yapılması ve geçiş sırasında gelen postaların son bir eşitlemeyle toplanması olarak planlıyoruz. Çalışanlarınız çoğu zaman yalnızca bir sabah yeni ayarlarla devam eder.

Ayrıntısı: Kurumsal e-posta taşıma adımları

Outlook, telefon ve web posta kurulumu

Kurumsal e-posta bilgisayarda Outlook ya da benzeri bir programda, telefonda yerleşik posta uygulamasında ve tarayıcıda web posta ile kullanılır. Doğru protokolle (IMAP) kurulduğunda okunan, silinen ve taşınan postalar her cihazda aynı görünür. Takvim ve kişilerin eşitlenmesi gerekiyorsa buna uygun bir çözüm öneriyoruz. Kurulumu uzaktan destekle yapıyor, her çalışan için kısa bir ayar notu bırakıyoruz.

Ayrıntısı: Outlook ve mobil e-posta kurulumu

Ortak kutular, yönlendirmeler ve spam

info@, satis@ ya da muhasebe@ gibi adresler bir kişiye değil bir göreve aittir. Bu adresleri ortak kutu, yönlendirme ya da takma ad olarak kurgulamak; çalışan değiştiğinde yazışmaların sürekliliğini korur. Aynı başlık altında gelen spam'in filtrelenmesi, zararlı eklerin engellenmesi ve belirli göndericilerin kara listeye alınması da ele alınır.

Ayrıntısı: Ortak kutular ve spam yönetimi

E-posta ve KVKK

E-posta kutuları müşteri, çalışan ve tedarikçi verisiyle doludur. Kimin hangi kutuya erişebildiği, ayrılan çalışanın kutusunun ne yapılacağı ve postaların ne kadar süre saklanacağı KVKK uyumu açısından belirlenmesi gereken konulardır. Kurulum sırasında bu kararları sizinle birlikte netleştiriyoruz; Globya'nın yaptığı işlerde KVKK gereklilikleri eksik kalmaz ve ek ücret alınmaz.

Nasıl başlıyoruz?

Telefonla kısa bir görüşmede kaç kullanıcınız olduğunu, bugün hangi sağlayıcıyı kullandığınızı ve yaşadığınız sorunları dinliyoruz. Ardından alan adınızın mevcut e-posta ayarlarını dışarıdan kontrol edip eksikleri sade bir notla paylaşıyoruz. Kapsam ve ücret keşif görüşmesinden sonra yazılı teklifle netleşir.

Kurulumdan sonra da yanınızdayız. Yeni çalışan geldiğinde kutu açmak, ayrılan çalışanın kutusunu devretmek, dolmaya yaklaşan kutular için uyarı vermek ve DMARC raporlarını düzenli okumak bakımın parçasıdır.

Kurumsal e-posta; alan adınız, siteniz ve sunucunuzla aynı altyapının parçasıdır. Bu yüzden onu barındırma ve bakım ve kurumsal web sitesi işlerinizle birlikte, tek elden yönetiyoruz.

Sık sorulan sorular

E-posta ayarlarınızı birlikte gözden geçirmek için 0850 432 55 13'ü arayabilir, info@globya.com.tr adresine yazabilir ya da iletişim sayfasını kullanabilirsiniz.