Teklif getiren iletişim formu nasıl kurulur?

Teklif getiren bir iletişim formu, göründüğünden daha fazla karar içerir: Hangi alanlar sorulacak, hangileri zorunlu olacak, spam nasıl engellenecek, KVKK metni nerede duracak ve gönderilen talep kime, nasıl ulaşacak? Kurumsal sitelerde sık gördüğümüz tablo, ya hiçbir şey sormayan ya da on beş alanlı bir formdur; ikisi de iyi çalışmaz. Bu yazıda formun kendisini, arkasındaki teslim akışını ve yasal tarafını birlikte ele alıyoruz.

Doğru alan sayısı: az ama yeterli

Her ek alan, ziyaretçi için bir vazgeçme sebebidir. Öte yandan çok az bilgi alan bir form, satış ekibinin teklif hazırlamak için müşteriyi tekrar aramasını gerektirir. Denge, "ilk dönüşü yapabilmek için gereken en az bilgi" sorusuyla bulunur.

Bütçe, çalışan sayısı, vergi numarası gibi alanları ilk formda sormaktan kaçının; bunlar ilk görüşmede konuşulabilir. İhtiyaç çok farklı hizmetlere dağılıyorsa, her hizmet sayfasına o hizmete özel kısa bir form koymak tek büyük formdan daha iyi sonuç verir.

Formu kullanışlı yapan ayrıntılar

• Telefonda rahat doldurulmalı. Telefon alanı sayısal klavye, e-posta alanı e-posta klavyesi açmalı.
• Hata mesajı alanın yanında çıkmalı. "Form hatalı" demek yerine hangi alanın neden hatalı olduğu söylenmeli; yazılanlar silinmemeli.
• Gönderim sonrası net bir teşekkür ekranı. Ne zaman ve nasıl dönüş yapılacağını söylemek beklentiyi yönetir.
• Formun yanında alternatif kanal. Formu doldurmak istemeyen ziyaretçi için telefon numarası ve e-posta adresi görünür olmalı.

Spam koruması: ziyaretçiyi cezalandırmadan

Herkese açık bir form, kısa sürede otomatik spam gönderimlerinin hedefi olur. Ancak ziyaretçiye trafik ışığı seçtiren zorlu doğrulamalar gerçek müşteriyi de kaçırır. Katmanlı ve görünmez yöntemler daha iyi çalışır:

• Tuzak alan (honeypot): İnsanın görmediği ama botların doldurduğu gizli bir alan
• Zaman kontrolü: Sayfa açıldıktan birkaç saniye içinde gönderilen formu şüpheli saymak
• Gönderim sınırı: Aynı kaynaktan kısa sürede çok sayıda gönderimi engellemek
• Görünmez doğrulama servisleri: Yalnız şüpheli durumda kullanıcıya soru soran araçlar
• İçerik filtresi: Bağlantı yığını ya da bilinen spam kalıpları içeren mesajları ayırmak

Spam olarak işaretlenen gönderimleri tamamen silmek yerine ayrı bir listede tutmak, yanlışlıkla engellenen gerçek talepleri kurtarmanızı sağlar.

KVKK aydınlatma metni ve onay kutusu

İletişim formu kişisel veri toplar; bu nedenle 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında ziyaretçinin aydınlatılması gerekir. Pratikte bu şu anlama gelir:

• Formun hemen altında aydınlatma metnine bağlantı bulunmalı; metin, verinin hangi amaçla işlendiğini, kimlere aktarılabileceğini ve ilgili kişinin haklarını anlatmalı
• Aydınlatma, "okudum, anladım" türü bir bilgilendirmedir; açık rıza ile karıştırılmamalı
• Açık rıza yalnız gerçekten gerektiği durumlarda (ör. ticari ileti göndermek) ayrı ve önceden işaretlenmemiş bir kutuyla alınmalı
• Formda gereğinden fazla veri istenmemeli; bu da KVKK'daki ölçülülük ilkesinin gereğidir

Aydınlatma yükümlülüğü ve açık rıza ayrımıyla ilgili resmî rehberler Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun sitesinde yayımlanmaktadır. Sitenin genel KVKK kurulumu için KVKK uyumu sayfamıza bakabilirsiniz.

Talebin kaybolmaması: formun arka tarafı

En iyi tasarlanmış form bile gönderilen talep kimsenin görmediği bir kutuya düşüyorsa işe yaramaz. Sahada en sık gördüğümüz sorunlar şunlardır: form maillerinin spam klasörüne düşmesi, eski bir çalışanın adresine gitmesi ya da sunucunun mail göndermeyi sessizce durdurması.

Güvenli bir akış için:

1. Her gönderim önce veritabanına kaydedilsin; mail teslim edilmese bile talep kaybolmasın
2. Bildirim, kişisel değil ortak bir kutuya (ör. satış ya da bilgi adresi) gitsin
3. Form mailleri SPF ve DKIM ile doğrulanmış bir adresten gönderilsin; ayarların doğru kurulumu kurumsal e-posta hizmetinin parçasıdır
4. Ziyaretçiye otomatik bir alındı maili gitsin
5. Formu ayda bir kez kendiniz doldurup test edin

Gelen talepler bir CRM ya da satış takip sistemine aktarılırsa, hangi sayfadan kaç talep geldiği de ölçülebilir hâle gelir.

Form kontrol listesi

• Zorunlu alan sayısı dört-beşi geçmiyor
• Telefonda rahat dolduruluyor, hata mesajları alanın yanında
• Görünmez spam önlemleri aktif, zorlu doğrulama yok
• Aydınlatma metni bağlantısı formun altında; açık rıza kutusu ayrı ve boş
• Gönderimler veritabanında saklanıyor
• Bildirim ortak kutuya gidiyor, SPF ve DKIM kurulu
• Teşekkür ekranı dönüş süresini söylüyor

Globya'da nasıl yapıyoruz

Kurduğumuz her kurumsal web sitesi formunda gönderimler önce kayıt altına alınır, sonra doğrulanmış bir adresten ilgili ekibe iletilir. Spam koruması görünmez katmanlarla yapılır, KVKK aydınlatma metni ve gerekli onaylar ek ücret alınmadan eklenir. Formun hangi sayfada, hangi soruları soracağını hizmet sayfalarıyla birlikte planlıyoruz; bu konuda hizmet sayfası nasıl yazılır yazısına da göz atabilirsiniz.

Sık sorulan sorular