E-posta taşıma, yazışmalarınızı kaybetmeden.

E-posta taşıma ne zaman gerekir?

Taşıma ihtiyacı genellikle şu durumlardan birinde doğar: mevcut sağlayıcıda kutular sürekli doluyor, postalar spam'e düşüyor, destek alınamıyor, ücretsiz adreslerden kurumsal adrese geçilmek isteniyor ya da web sitesi başka bir sunucuya taşınırken e-postanın da taşınması gerekiyor. Hangi neden olursa olsun adımlar büyük ölçüde aynıdır.

Taşıma öncesi hazırlık

İyi bir taşıma, envanterle başlar. Önce şunları listeliyoruz:

• Tüm kutular, kullanıcılar ve yaklaşık kutu boyutları
• Yönlendirmeler, takma adlar ve ortak kutular
• Adınıza posta gönderen diğer sistemler (fatura programı, CRM, site formları)
• Mevcut DNS kayıtları, özellikle MX, SPF ve DKIM
• Kullanıcıların hangi cihaz ve programları kullandığı

Bu liste, geçiş gecesi "bu adres de vardı" sürprizlerini önler.

Adım adım geçiş

1. Yeni kutular açılır. Aynı adresler yeni sistemde oluşturulur, şifreler güvenli şekilde iletilir.
2. TTL kısaltılır. DNS değişikliğinin hızlı yayılması için birkaç gün önceden kayıtların yayılma süresi düşürülür.
3. İlk kopyalama yapılır. Eski kutulardaki tüm klasörler, gelen ve gönderilmiş postalar IMAP üzerinden yeni kutulara aktarılır. Bu işlem kullanıcılar çalışırken arka planda yürür.
4. MX değiştirilir. Uygun bir zamanda, genellikle mesai dışında, MX kaydı yeni sisteme yönlendirilir.
5. Son eşitleme yapılır. DNS yayılırken eski sisteme düşen postalar son bir kopyalamayla toplanır.
6. Cihazlar yeniden ayarlanır. Outlook ve telefonlar yeni sunucuya bağlanır.
7. SPF, DKIM ve DMARC güncellenir. Yeni sistemin gönderim kimliği tanımlanır.

Eski hesap, taşıma sonrası bir süre kapatılmadan bekletilir; bir şey gözden kaçtıysa oradan tamamlanır. Kullanıcılara da geçiş gününden önce ne değişeceğini ve kime ulaşacaklarını anlatan kısa bir bilgi notu gönderilir.

Sık karşılaşılan sorunlar

Outlook'ta yerel dosyada (PST) tutulan eski postalar sunucuda olmadığı için otomatik taşınmaz; bunlar ayrıca içe aktarılır. Kutu boyutu çok büyükse ilk kopyalama uzun sürebilir, bu yüzden erken başlatılır. Takvim ve kişiler, e-postadan farklı yollarla taşınır ve ayrıca planlanır.

Taşıma sırasında kişisel veri içeren yazışmalar bir sistemden diğerine aktarılır. Aktarımın şifreli bağlantıyla yapılması ve eski sistemdeki verinin sonrasında nasıl silineceği KVKK uyumu açısından baştan planlanır.

Kontrol listesi

• Tüm kutular ve takma adlar listelendi mi?
• Adınıza gönderim yapan sistemler belirlendi mi?
• TTL önceden kısaltıldı mı?
• Son eşitleme yapıldı mı?
• Eski hesap bir süre açık tutuluyor mu?

Sık sorulan sorular

Genel çerçeve için kurumsal e-posta sayfasına dönebilir ya da taşıma planınız için bizimle iletişime geçebilirsiniz.