E-fatura ve e-arşiv entegrasyonu, web sitenizden ya da pazaryerinden gelen siparişin faturasının elle yazılmadan oluşturulması, yetkili bir aracı üzerinden Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine iletilmesi ve müşteriye gönderilmesi demektir. Günde beş sipariş alan bir firma bu işi elle yürütebilir; elli sipariş alan bir firmada ise bir kişinin tüm günü fatura kopyalamakla geçer ve hata ihtimali her gün artar.
Önce iki kavramı sade şekilde ayıralım. E-fatura, iki e-fatura mükellefi arasında elektronik ortamda düzenlenen faturadır. E-arşiv fatura ise alıcı e-fatura mükellefi değilse, örneğin bireysel bir müşteriye satış yaptığınızda kullanılan elektronik belgedir. Hangi belgenin kesileceği alıcının mükellefiyet durumuna göre belirlenir; kimlerin bu sistemlere geçmek zorunda olduğu ise Gelir İdaresi Başkanlığı'nın güncel düzenlemelerinde yer alır. Kendi yükümlülüğünüzü mali müşavirinizle teyit etmenizi öneririz.
Faturanın kesileceği yer neresi olmalı?
İlk karar, faturanın hangi sistemde oluşturulacağıdır. İki yaygın model var:
- ERP üzerinden: Site siparişi ERP'ye aktarır, fatura ERP'de oluşur ve ERP'nin bağlı olduğu entegratör üzerinden gider. Muhasebe kayıtları tek yerde kalır.
- Doğrudan siteden: Site, entegratörün servisine bağlanıp faturayı kendisi keser; ardından fatura bilgisi ERP'ye işlenir.
Çoğu firma için birinci model daha sağlıklıdır; çünkü stok, cari ve muhasebe kaydı zaten ERP'de oluşur. İkinci model, ERP'si olmayan ya da çok basit ön muhasebe kullanan işletmelerde tercih edilir. Hangisi seçilirse seçilsin, aynı siparişe iki fatura kesilmemesi için tek bir sistemin fatura sorumluluğunu alması gerekir.
Sipariş verisinden fatura verisine
Faturanın doğru kesilmesi, siparişte doğru bilginin toplanmasına bağlıdır. Ödeme sayfasında şu alanları netleştirin:
- Bireysel mi kurumsal mı fatura istendiği
- Kurumsal için unvan, vergi dairesi ve vergi numarası
- Bireysel için ad soyad ve fatura adresi; T.C. kimlik numarası yalnız gerçekten gerekiyorsa
- Teslimat adresinden farklı fatura adresi seçeneği
Vergi numarası girildiğinde alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığı entegratör üzerinden sorgulanabilir. Böylece sistem e-fatura mı e-arşiv mi keseceğine kendisi karar verir, muhasebe ekibi her sipariş için bunu kontrol etmek zorunda kalmaz.
Unutulmaması gereken bir nokta da KVKK. Faturada gerekmeyen hiçbir kişisel veriyi toplamayın; kimlik numarası gibi hassas alanları yalnız mevzuatın gerektirdiği durumda isteyin ve aydınlatma metninde belirtin. Konunun ayrıntısı için KVKK uyumu hizmetimize bakabilirsiniz.
Faturanın zamanlaması
Faturanın ne zaman kesileceği iş modeline göre değişir:
| Durum | Önerilen an |
|---|---|
| Stoktan hemen gönderim | Sipariş kargoya verilirken |
| Ön sipariş ya da üretim sonrası gönderim | Ürün sevk edilirken |
| Hizmet ya da dijital ürün | Ödeme onaylandığında |
| Kapıda ödeme | Kargoya verilirken, tahsilat sonradan eşleşir |
Fatura çoğu durumda kargoya verilme anına bağlanırsa, iptal edilen ya da stokta olmadığı anlaşılan siparişler için gereksiz fatura kesip sonra iptal uğraşına girilmez. Belge düzenleme süreleriyle ilgili yasal kuralları da mali müşavirinizle kontrol edin.
Bir de toplu kesim meselesi var. Günün belirli saatlerinde, örneğin kargo teslim saatinden hemen önce, bekleyen siparişlerin faturalarını tek seferde kesmek depo akışını rahatlatır. Tek tek kesimle toplu kesim arasında seçim yaparken hem entegratörün sınırlarını hem de ekibin çalışma düzenini göz önüne almak gerekir.
İade ve iptal ayrı bir akış ister
İadede fatura silinmez. Alıcının durumuna göre iade faturası düzenlenir ya da e-arşiv iptal süreçleri işletilir. Bu kısım otomasyona dahil edilmezse ay sonunda satış raporu ile muhasebe kayıtları birbirini tutmaz. İade onaylandığında ERP'de ilgili belgenin oluşması, stoğun geri alınması ve ödeme iadesinin kaydı birlikte planlanmalıdır. Ödeme tarafındaki eşleştirmeyi sanal POS ve banka mutabakatı yazımızda ele aldık.
Kurulum kontrol listesi
- Faturayı hangi sistemin keseceği tek ve net
- Ödeme sayfasında bireysel ve kurumsal fatura alanları doğru
- Mükellef sorgusu ile belge türü otomatik seçiliyor
- Kargo, komisyon gibi ek kalemlerin faturadaki karşılığı tanımlı
- Fatura PDF'i ya da bağlantısı müşteriye e-postayla gidiyor
- İade ve iptal akışı test edildi
- Entegratöre ulaşılamadığında fatura kuyrukta bekliyor, kaybolmuyor
- Günlük sipariş sayısı ile kesilen fatura sayısı karşılaştırılıyor
Globya'da nasıl yapıyoruz
Önce mali müşaviriniz ya da muhasebe ekibinizle birlikte mevcut fatura sürecini dinliyoruz. Hangi entegratörle çalıştığınızı, ERP'nizin bu işi nasıl yaptığını ve sitenin hangi bilgileri toplaması gerektiğini netleştiriyoruz. Ardından site, ERP ve entegratör arasındaki bağlantıyı entegrasyon hizmetimiz kapsamında kuruyor, gerçek senaryolarla test ediyoruz. Fatura verisi ERP'ye düzgün aktığında, satış ve tahsilat raporlarını da ERP raporlama tarafında anlamlı hâle getirmek kolaylaşır.
Sık sorulan sorular
Entegratör değiştirirsek site tarafında ne olur?
Bağlantı katmanı düzgün kurulduysa yalnız entegratör bağlantısı değişir; sipariş ve ödeme ekranları etkilenmez. Geçiş döneminde fatura numaralandırmasına dikkat etmek gerekir.
Pazaryeri siparişlerinin faturası da aynı düzenle kesilebilir mi?
Evet. Pazaryeri siparişleri de aynı merkeze aktarılıp aynı kurallarla faturalandırılabilir. Pazaryerinin fatura yükleme beklentisi varsa, kesilen belge oraya da otomatik iletilir.
Fatura kesilemezse sipariş ne olur?
Sipariş işlenmeye devam eder, fatura kuyrukta bekler ve sorumlu kişiye bildirim gider. Entegratör tekrar ulaşılabilir olduğunda belge kendiliğinden gönderilir.
Globya asistanı 7/24 çevrimiçi; sorunuzu hemen yanıtlar, gerekirse ekibe iletir.