CRM web formu entegrasyonu, sitenizdeki iletişim ya da teklif formunu dolduran kişinin bilgisinin doğrudan müşteri ilişkileri yönetim sistemine, yani CRM'e kayıt olarak düşmesidir. CRM kısaca, müşteri ve aday müşterilerle tüm temasları tek yerde tuttuğunuz listedir. Form bu listeye bağlı değilse talep bir e-posta olarak gelir; biri okur, biri okuduğunu sanır, kimse dönmez.
Reklama, içeriğe ve siteye emek verip sonra gelen talebi kaybetmek, dijital yatırımın en sessiz kaçağıdır. Bu kaçağın çoğu teknik değil, düzen eksikliğidir. İyi haber şu ki düzeltmek genellikle büyük bir proje gerektirmez.
Talepler nerede kayboluyor?
Sahada en sık gördüğümüz durumlar:
- Form bilgisi ortak bir kutuya düşüyor, kimin cevaplayacağı belli değil.
- Mail spam klasörüne gidiyor ya da gönderilemiyor, kimse fark etmiyor.
- Sohbet penceresinden gelen mesajlar ayrı bir panelde kalıyor.
- Telefonla gelen talep bir deftere ya da hiç bir yere yazılmıyor.
- Aynı kişi iki kez yazıyor, iki farklı satışçı iki farklı teklif veriyor.
- Hangi reklamdan ya da sayfadan geldiği bilinmediği için bütçe kararları tahmine dayanıyor.
CRM entegrasyonunda kaynakları bir araya toplamak
İlk adım, talebin geldiği her kapıyı listelemek ve hepsini aynı yere bağlamaktır:
| Kaynak | CRM'e nasıl düşer |
|---|---|
| İletişim ve teklif formu | Gönderildiği anda kayıt açılır |
| Site sohbeti | Sohbet özeti ve iletişim bilgisi kayda eklenir |
| Kampanya sayfası formu | Kampanya adıyla etiketlenerek kayıt açılır |
| Telefon | Görüşen kişi kısa bir form ile elle girer |
| E-posta | Belirli bir kutuya gelen mailler kayda dönüştürülür |
Her kayıtta en az şu bilgiler olmalı: ad, iletişim bilgisi, talebin konusu, geldiği kaynak, geliş zamanı ve atanan sorumlu. Kaynak bilgisi için sayfa adresi ve varsa reklam parametreleri formla birlikte gizli alan olarak taşınır. Böylece hangi sayfanın ya da kampanyanın gerçekten iş getirdiği görülür.
Sorumlu atama ve geri dönüş süresi
Talebin CRM'e düşmesi işin yarısıdır. Diğer yarısı, kimin ne zaman döneceğidir. Basit kurallar yeterli olur:
- Konuya göre atama: teklif talebi satışa, destek talebi destek ekibine.
- Bölgeye ya da ürün grubuna göre atama.
- Belirli bir süre içinde dokunulmayan kayıt için sorumluya ve yöneticisine hatırlatma.
- Mesai dışı gelen talebe otomatik "aldık, şu saatte döneceğiz" cevabı.
Geri dönüş süresi ölçülmeye başlandığında çoğu firma kendi hızına şaşırır. Ölçmediğiniz şeyi iyileştiremezsiniz; bu yüzden talebin gelişi ile ilk temas arasındaki süreyi CRM'de görünür hâle getirmek önemlidir.
Mükerrer kayıt ve veri kalitesi
Aynı kişi farklı günlerde farklı formlardan yazabilir. CRM bu durumda yeni bir aday müşteri açmamalı, mevcut kayda yeni bir temas eklemelidir. Bunun için e-posta adresi ve telefon numarası eşleştirme anahtarı olarak kullanılır. Telefon numaralarının tek biçimde saklanması (başındaki sıfır, ülke kodu gibi farklar) bu eşleştirmenin tutması için şarttır.
Form tarafında da kaliteyi artırmak mümkün: zorunlu alanları gerçekten gerekenle sınırlamak, e-posta biçimini kontrol etmek, bot gönderimlerini ayıklamak. Form güvenliğinin ayrıntılarını web formu güvenliği yazımızda ele aldık.
KVKK tarafı
Formdan gelen bilgi kişisel veridir. Formun yanında kısa bir aydınlatma metni bağlantısı olmalı; pazarlama iletisi gönderecekseniz bunun için ayrı ve isteğe bağlı bir onay alınmalı. CRM'e erişimi yalnız ilgili kişilerle sınırlayın ve sonuçlanmış, uzun süredir hareketsiz kayıtlar için bir saklama süresi belirleyin. Globya'nın kurduğu sistemlerde bu gereklilikler eksik kalmaz, ek ücret alınmaz.
Kurulum kontrol listesi
- Tüm talep kaynakları listelendi ve CRM'e bağlandı
- Her kayıtta kaynak, zaman ve sorumlu bilgisi var
- Atama kuralları ve hatırlatma süreleri tanımlı
- Mükerrer kayıt eşleştirmesi çalışıyor
- Mesai dışı otomatik cevap hazır
- Form gönderilemediğinde kayıt kaybolmuyor, yedek olarak saklanıyor
- İlk temas süresi raporlanıyor
- Aydınlatma metni ve pazarlama onayı ayrı
Globya'da nasıl yapıyoruz
Önce talebin sizde bugün nasıl yürüdüğünü dinliyoruz: kim cevaplıyor, nereye yazılıyor, nerede kayboluyor. Hazır bir CRM kullanıyorsanız sitenizi ve sohbet pencerenizi ona entegrasyon hizmetimiz kapsamında bağlıyoruz. İşinize özel süreçler varsa küçük ve sade bir takip ekranını özel yazılım olarak geliştiriyoruz. Site, form ve CRM aynı ekipten çıktığı için "form çalışıyor ama kayıt gelmiyor" türü sorunlarda sorumluluk dağılmaz.
Sık sorulan sorular
Küçük bir ekibiz, CRM gerçekten gerekli mi?
Ağır bir yazılım gerekmeyebilir. Ama tüm taleplerin tek listede, sorumlusu ve durumu belli şekilde durması, ekip küçük olsa bile kaybolan işi azaltır.
WhatsApp'tan gelen talepler de CRM'e alınabilir mi?
Resmî iş hesabı ve uygun bağlantı yöntemiyle mümkün. Hangi yolun işinize uygun olduğunu mevcut kullanımınıza bakarak birlikte seçeriz.
Mevcut form maillerini kaybetmeden geçebilir miyiz?
Evet. Geçiş süresince hem mail hem CRM kaydı birlikte çalışabilir. Ekip alıştıktan sonra mail yalnız bildirim amacıyla kalır.
Nereden başlamalıyız?
0850 432 55 13 numarasından bizi arayabilir ya da iletişim sayfasından yazabilirsiniz. Fiyat keşif görüşmesinden sonra yazılı teklifle verilir.
Globya asistanı 7/24 çevrimiçi; sorunuzu hemen yanıtlar, gerekirse ekibe iletir.