Yüküm nerede sorusunu artık kim cevaplıyor?

Bir lojistik firmasında telefon hiç susmaz. Müşteri yükünün nerede olduğunu, ne zaman teslim edileceğini, teslim belgesinin ne zaman geleceğini sorar; operasyon ekibi de şoförü arar, cevabı alır, müşteriye döner. Lojistik firması için dijitalleşme, bu döngüyü kısaltmakla başlar. Komple ya da parsiyel yük taşıyan bir nakliye firması, depo hizmeti veren bir lojistik şirketi ya da uluslararası taşımacı fark etmez; soruların çoğu ortaktır.

Teklif formu, doğru soruyu sormalı

Lojistik sektöründe web sitesinden gelen teklif taleplerinin önemli kısmı eksik bilgiyle gelir: "İstanbul'dan Ankara'ya yük var, fiyat verir misiniz?" Bu talebe fiyat vermek için en az birkaç telefon görüşmesi gerekir.

İyi bir teklif formu şu bilgileri ister, ama hepsini aynı anda yığmaz:

• Yükleme ve teslim noktası (il, ilçe; gerekiyorsa posta kodu)
• Yük tipi: palet, koli, dökme, makine, tehlikeli madde
• Ağırlık ve hacim ya da palet sayısı
• Isı kontrolü gerekip gerekmediği
• Yükleme tarihi ve esneklik
• Tek seferlik mi, düzenli mi

Ziyaretçinin seçimine göre açılan alanlar, formu uzatmadan doğru bilgiyi almanızı sağlar. Düzenli yük soran bir firmayla tek seferlik bir ev eşyası talebi aynı öncelikte olmamalı; form bu ayrımı baştan yapabilir.

Müşteriye sevkiyat takibi nasıl verilir?

"Yüküm nerede?" sorusunu azaltmanın yolu, cevabı müşterinin kendi ekranına taşımaktır. Bunun iki seviyesi var:

1. Durum bazlı takip: Yük alındı, yolda, dağıtımda, teslim edildi. Her durum değiştiğinde müşteriye kısa bir mesaj gider. Basit ama sorunun büyük kısmını çözer.
2. Konum bazlı takip: Araç takip sisteminizden gelen konum, müşteriye yalnızca kendi yükü için ve yalnızca sevkiyat süresince gösterilir.

İkinci seviye, araç takip sağlayıcınızın veriyi dışarı verebilmesine bağlıdır. Çoğu sağlayıcı bir API, yani sistemlerin birbiriyle konuşmasını sağlayan bir bağlantı noktası sunar. Bu bağlantının kurulması ve kopunca fark edilmesi entegrasyon işinin konusudur.

Bir uyarı: şoförün anlık konumu kişisel veridir. Konumun yalnız iş saatinde ve yalnız ilgili sevkiyat için paylaşılması, şoförlere de bu konuda aydınlatma yapılması gerekir.

Teslim belgesi beklemek zorunda değilsiniz

Birçok kurumsal müşteri, faturayı ancak imzalı teslim belgesi elinde olduğunda öder. Belgenin kâğıt olarak ofise gelmesi günler sürebilir, bu da tahsilatı geciktirir.

Sürücünün teslim anında belgenin fotoğrafını çekip ya da ekranda imza alıp sisteme yüklediği bir akış, bu gecikmeyi ortadan kaldırır. Belge otomatik olarak ilgili sevkiyata bağlanır ve müşteriye iletilir. Bu tür bir sürücü uygulamasının nasıl kurgulanacağını saha ekibi uygulaması yazımızda ele aldık; yollarda sinyal kesilmesine karşı çevrimdışı çalışabilmesi özellikle önemlidir.

Kurumsal müşteri sizi nasıl değerlendiriyor?

Büyük bir üretici ya da perakendeci yeni bir lojistik tedarikçisi seçerken sitenizde şunlara bakar:

• Hangi hizmet türlerini verdiğiniz, hangi bölgelere çalıştığınız
• Filonuzun yapısı: özmal ve anlaşmalı araç dengesi, araç tipleri
• Depo alanınız varsa büyüklüğü ve özellikleri
• Yetki belgeleriniz ve sigorta kapsamınız
• Sevkiyat takibi ve raporlama imkânı sunup sunmadığınız

Son madde giderek daha belirleyici oluyor. Müşteriniz, kendi sistemine sevkiyat durumunu otomatik almak isteyebilir. Bunu sunabilmek, ihalede sizi öne çıkarır.

Bir de ay sonu raporu var. Kurumsal müşteriler çoğu zaman aylık sevkiyat sayısını, zamanında teslim oranını ve hasar kayıtlarını ister. Bu rapor her ay Excel'de elle hazırlanıyorsa hem zaman alır hem hata riski taşır. Sevkiyat verisi tek yerde tutulduğunda rapor birkaç tıkla, her müşteriye kendi verisiyle çıkar.

Kontrol listesi

• Teklif formu yük tipi, ağırlık ve tarih bilgisini alıyor mu?
• Düzenli yük talepleri ayrıca işaretleniyor mu?
• Müşteri sevkiyat durumunu aramadan öğrenebiliyor mu?
• Teslim belgesi aynı gün sisteme düşüyor mu?
• Şoför konumu yalnız gerekli süre ve kapsamda mı paylaşılıyor?
• Hizmet türleri, bölgeler ve belgeler sitede açık mı?
• Kurumsal müşterinin sistemine veri aktarımı mümkün mü?

Globya'da nasıl yapıyoruz

Lojistik projelerinde operasyon ekibinizin en çok hangi soruya cevap verdiğini dinleyerek başlıyoruz. Teklif formu, müşteri takip ekranı, sürücü uygulaması ve araç takip ya da muhasebe sistemleriyle bağlantıları tek elden kuruyoruz; parçalar birbirinden kopuk kalmıyor. Gerekirse sürücü tarafı için sade bir mobil uygulama hazırlıyoruz. Sektöre özel görüşlerimiz için lojistik ve taşımacılık sayfamıza bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular