Saha ekibi uygulaması, ofis dışında çalışan personelin iş emrini telefondan görmesini, yaptığı işi fotoğraf ve imzayla kayda geçirmesini ve bu bilginin anında merkeze düşmesini sağlayan mobil araçtır. Kulağa basit gelir, ama iyi kurulmadığında ekip onu "bir yük daha" olarak görür ve eski alışkanlıklara döner. Bu yazıda servis, montaj ve saha satış ekipleri için işe yarayan bir uygulamanın nasıl düşünülmesi gerektiğini anlatıyoruz.
Bugün sahada ne kayboluyor?
Çoğu firmada saha süreci şöyle işler: ofis sabah telefonla ya da mesajla adresleri iletir, teknisyen işi yapar, fotoğrafları kendi telefonundan gönderir, kağıt servis formunu akşam getirir, biri de bunu sisteme girer. Bu akışta tipik kayıplar şunlardır:
- Hangi parçanın takıldığı ve kaç saat çalışıldığı eksik yazılır, faturaya yansımaz.
- Müşteri "o gün kimse gelmedi" dediğinde elinizde zaman damgalı bir kanıt yoktur.
- Fotoğraflar kişisel telefonlarda kalır, personel ayrıldığında gider.
- Aynı müşteriye ikinci kez gidildiğinde önceki işin geçmişi bilinmez.
- Ofis, ekibin nerede olduğunu ve günün ne kadarının bittiğini ancak arayarak öğrenir.
İyi bir saha uygulaması bu boşlukları kapatmak için vardır; amaç personeli izlemek değil, bilgiyi kaybetmemektir.
Saha ekibi uygulamasında olması gereken temel parçalar
İş emri listesi. Teknisyen güne başladığında o günün işlerini sırayla görür: adres, müşteri, iş tanımı, önceki ziyaret notları. Harita uygulamasına tek dokunuşla yol tarifi açılır.
Durum adımları. "Yola çıktım", "vardım", "iş bitti", "parça bekleniyor" gibi birkaç düğme. Her adım zaman damgasıyla kaydedilir. Adım sayısını az tutmak önemlidir; beşten fazla durum sahada karışıklık yaratır.
Fotoğraf. Önce ve sonra fotoğrafı iş emrine doğrudan bağlanır. Fotoğrafların telefon galerisine değil, uygulamanın kendi alanına kaydedilmesi hem düzen hem gizlilik için doğrudur.
Malzeme ve işçilik. Kullanılan parça stok listesinden seçilir, adet girilir. Serbest metin yerine listeden seçim, sonradan faturalama ve stok düşümü için şarttır.
Müşteri imzası. Ekranda parmakla atılan imza, iş özetiyle birlikte PDF olarak müşteriye e-postayla gidebilir. Kağıt form ihtiyacı büyük ölçüde ortadan kalkar.
Konum. Konumun yalnızca durum değiştirilirken alınması çoğu firma için yeterlidir. Sürekli canlı takip hem pil tüketir hem de çalışan tarafında haklı bir rahatsızlık yaratır.
Servis, montaj ve satış ekipleri aynı değildir
| Ekip | Öne çıkan ihtiyaç | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Teknik servis | Arıza geçmişi, parça seçimi, garanti bilgisi | Seri numarası ve garanti durumu sahada görülebilmeli |
| Montaj / kurulum | Adım adım kontrol listesi, çoklu fotoğraf | Teslim tutanağı ve imza zorunlu olmalı |
| Saha satış | Müşteri kartı, ziyaret notu, teklif / sipariş | Fiyat ve stok bilgisinin güncel gelmesi |
Tek bir uygulamada üç ekibe de rol bazlı ekran sunmak mümkündür. Önemli olan, her ekibin yalnızca kendi işine yarayan alanları görmesidir.
İnternetsiz sahada ne olacak?
Bodrum kat, şantiye, fabrika içi ya da kırsal bölge; sahada internet her zaman yoktur. Uygulamanın çekim yokken de iş emrini açabilmesi, fotoğraf çekip imza alabilmesi ve bağlantı gelince bunları kendiliğinden göndermesi gerekir. Bu yaklaşımın ayrıntılarını çevrimdışı çalışan uygulama yazımızda anlattık.
Ofis tarafı ve entegrasyon
Saha uygulaması yalnızca telefondaki ekran değildir. Ofiste iş emrini oluşturan, ekibe atayan, gün sonunda tamamlanan işleri gören bir yönetim paneli de gerekir. Tamamlanan işin fatura için muhasebe ya da ERP sistemine, kullanılan parçanın stoktan düşülmek üzere depoya aktarılması, uygulamanın asıl değerini ortaya çıkarır. Bu bağlantılar entegrasyon çalışmasıyla kurulur.
KVKK ve çalışan tarafı
Saha uygulaması iki yönlü kişisel veri işler: müşterinin adı, adresi, imzası ve fotoğraflarda görünen alanlar; çalışanın konumu ve çalışma saatleri. Konumun ne zaman ve neden alındığı çalışanlara açıkça anlatılmalı, mesai dışında konum alınmamalı, fotoğraflar amacı kadar saklanmalıdır. Globya'nın kurduğu sistemlerde bu gereklilikler eksik kalmaz, ek ücret alınmaz.
Başlamadan önce kontrol listesi
- Bugünkü kağıt formun ve süreç adımlarının bir kopyası
- Ekipte kaç kişi var, hangi rollerde çalışıyor
- Kullanılan telefonlar şirket telefonu mu, kişisel mi
- Parça / malzeme listesi nerede tutuluyor
- Tamamlanan iş hangi sisteme, kim tarafından aktarılıyor
- Sahada internetsiz kalınan yerler hangileri
Globya'da nasıl yapıyoruz
İşe bir saha gününü masaya yatırarak başlıyoruz: ofisten çıkan iş emri, sahadaki adımlar, akşam ofise dönen bilgi. Sonra uygulamayı en az ekranla kurguluyor, ilk sürümü birkaç teknisyenle deneyip onların geri bildirimiyle düzeltiyoruz. Uygulama, yönetim paneli, sunucu ve ERP bağlantısı tek elden yürür. Sektöre özel örnekler için mekanik ve HVAC ile otomotiv ve servis sayfalarımıza bakabilirsiniz; genel çerçeve mobil uygulama sayfamızda.
Sık sorulan sorular
Teknisyenlerimiz teknolojiyle arası iyi olmayan kişiler, uyum sağlarlar mı?
Uygulama az düğmeli ve alıştıkları işi takip eden bir sırayla kurulursa evet. İlk haftalarda kısa bir yerinde kullanım videosu ve tek sayfalık kılavuz çoğu zaman yeterli olur.
Kişisel telefonlarda kullanılabilir mi?
Kullanılabilir, ancak iş verisinin kişisel galeriye ve mesajlaşma uygulamalarına karışmaması için uygulamanın kendi alanında tutulması gerekir. Personel ayrıldığında erişimin merkezden kapatılabilmesi de şarttır.
Hazır bir saha servis yazılımı yerine neden özel uygulama?
Hazır yazılım süreciniz ona uyuyorsa iyi bir başlangıçtır. Süreciniz farklıysa ya da ERP ile derin bağlantı gerekiyorsa özel yazılım daha az ödünle çalışır. Bunu ilk görüşmede birlikte değerlendiriyoruz.
Globya asistanı 7/24 çevrimiçi; sorunuzu hemen yanıtlar, gerekirse ekibe iletir.