Önümüzdeki 13 haftada kasada ne olacak?

Yönetim toplantısında en rahatsız edici soru genellikle "ayın 15'inde maaşları ve çek ödemelerini karşılayabiliyor muyuz?" sorusudur. Cevap çoğu zaman bankadaki bakiyeye bakılarak ve biraz da sezgiyle verilir. Oysa ERP'niz önümüzdeki haftalarda vadesi gelecek alacakları, ödenecek çekleri ve bekleyen siparişleri zaten biliyor. Bu yazıda ERP verisinden haftalık nakit akışı tahmini kurmanın adımlarını, hangi kalemlerin nereden geldiğini ve tahmini nasıl gerçekçi tutacağınızı anlatıyoruz.

Neden aylık değil haftalık?

Aylık nakit planı bütçe için uygundur ama sıkışmayı saklar. Ayın toplamında nakit artıda görünürken ayın ikinci haftasında ciddi bir açık olabilir: büyük çek ödemeleri ayın ortasında, tahsilatlar ayın sonunda yoğunlaşıyorsa aylık tablo bunu göstermez.

Yaygın uygulama 13 haftalık yuvarlanan tahmindir: yaklaşık bir çeyrek. Her hafta geçen hafta tablodan düşer, yeni bir hafta eklenir. Böylece hem yakın dönem net, hem de bir sonraki çeyreğin kabaca görüntüsü elinizde olur.

Tahminin iskeleti

Haftalık nakit tahmini basit bir denkleme dayanır:

Dönem sonu nakit = dönem başı nakit + tahmini girişler − tahmini çıkışlar

Zorluk denklemde değil, girişlerin ve çıkışların gerçekçi tahmin edilmesindedir. ERP bu kalemlerin önemli bir kısmını hazır tutar:

Girişleri gerçekçi tahmin etmek

En sık yapılan hata, müşteri alacaklarını vade tarihinde tahsil edilecek varsaymaktır. Gerçekte her müşterinin kendine özgü bir ödeme alışkanlığı vardır. Geçmiş veriye bakarak her müşteri ya da müşteri grubu için "vadeden ortalama kaç gün sonra ödüyor?" sorusunun cevabı bulunabilir ve tahmine bu kayma eklenebilir.

Örnek rakamlarla: vadesi 10 Mart olan 500.000 TL'lik bir alacak, müşteri geçmişte ortalama 12 gün geç ödüyorsa, tahminde 22 Mart haftasına yazılmalıdır. Bu küçük düzeltme tek başına tahminin isabetini belirgin biçimde artırır. Hangi müşterinin ne kadar geciktiğini görmek için alacak yaşlandırma raporu iyi bir başlangıçtır.

Çıkışları eksiksiz toplamak

Çıkış tarafı genellikle daha öngörülebilirdir ama unutulan kalemler tahmini bozar. Kira, sigorta primleri, yıllık lisans yenilemeleri, peşin vergi ödemeleri ve yatırım harcamaları ERP'de bir faturaya bağlı olmayabilir. Bunları bir defaya mahsus bir "düzenli ödemeler takvimi" olarak listeleyip tahmine eklemek gerekir.

Senaryolarla düşünmek

Tek bir tahmin rakamı, gerçekleşme ihtimali en yüksek durumu gösterir; ama yönetim kararı çoğu zaman kötü durumda ne olacağına göre verilir. Bu yüzden tabloya iki basit senaryo eklemek faydalıdır. Temkinli senaryoda en büyük birkaç müşterinin tahsilatını iki hafta kaydırın ve açık siparişlerden gelecek satışı yarıya indirin. Beklenen senaryoda geçmiş ödeme alışkanlıklarını olduğu gibi kullanın. İki senaryonun en düşük nakit noktası arasındaki fark, ne kadar tampon nakit ya da kullanılabilir kredi limiti tutmanız gerektiği konusunda somut bir fikir verir. Bu tampon, bankayla son dakikada değil, önceden ve daha iyi koşullarda konuşmanızı sağlar.

Tahmini sınamak: gerçekleşenle karşılaştırma

Tahmin ancak geriye dönüp kontrol edildiğinde iyileşir. Her hafta sonunda şu tabloyu doldurun:

• Tahmin edilen giriş ve gerçekleşen giriş, fark
• Tahmin edilen çıkış ve gerçekleşen çıkış, fark
• Farkın sebebi (geç ödeyen müşteri, beklenmeyen gider, erken ödeme)

Birkaç hafta sonra hangi kalemlerin sistematik olarak saptığını görürsünüz ve varsayımları buna göre düzeltirsiniz.

Haftalık nakit tahmini kontrol listesi

• Başlangıç bakiyesi tüm banka hesaplarını ve kasayı kapsıyor mu?
• Müşteri alacakları vadeye değil, ödeme alışkanlığına göre mi yerleştirildi?
• Portföydeki çeklerin vadeleri ve riskli keşideciler işaretlendi mi?
• Maaş, SGK, vergi ve kredi taksitleri takvime işlendi mi?
• ERP'de faturası olmayan düzenli ödemeler listeye eklendi mi?
• En kötü senaryo (en büyük üç müşteri iki hafta gecikirse) hesaplandı mı?
• Her hafta gerçekleşenle karşılaştırılıyor mu?

Globya'da nasıl yapıyoruz

Netsis ve Logo başta olmak üzere piyasadaki yaygın ERP ve finans platformlarını kullanan firmalarda READERP ile Nakit ve Alacak başlıkları hazır gelir; ERP'ye salt-okuma bağlanır, tek satır yazmaz ve aynı gün kurulur. "Önümüzdeki dört haftada vadesi gelen çekler ne kadar?" gibi soruları Türkçe sorabilirsiniz. Firmanıza özgü 13 haftalık tahmin tablosu gibi ihtiyaçlar için özel finansal raporlar hazırlıyoruz; bu işler ERP ve raporlama hizmetimizin kapsamındadır. Nakit sıkışmasının yapısal sebebini merak ediyorsanız nakit dönüşüm döngüsü yazısı iyi bir devamdır.

Sık sorulan sorular