Cari hesap mutabakatı, sizin kayıtlarınızdaki bakiye ile karşı tarafın kayıtlarındaki bakiyenin aynı olduğunu doğrulamaktır. Kulağa basit gelir ama pratikte muhasebe ekiplerinin en çok zaman harcadığı işlerden biridir: mektuplar hazırlanır, gönderilir, takip edilir, farklar tek tek araştırılır. Bağımsız denetime tabi firmalarda denetçinin bakiye teyidi talepleri de bu yüke eklenir. Bu yazıda mutabakat sürecinin neden uzadığını, farkların en sık nereden çıktığını ve süreci nasıl hızlandırabileceğinizi anlatıyoruz.
Mutabakat, teyit ve Ba-Bs: kısa bir ayrım
Bu üç kavram sık karıştırılır:
- Cari mutabakat: belirli bir tarih itibarıyla karşı tarafla bakiyenin karşılıklı doğrulanması. Genellikle dönem sonlarında yapılır.
- Bakiye teyidi: çoğunlukla bağımsız denetim kapsamında, denetçinin seçtiği carilerden bakiyenin yazılı olarak doğrulanması.
- Ba-Bs formları: Vergi Usul Kanunu kapsamında, belirli tutarın üzerindeki mal ve hizmet alış-satışlarının aylık olarak Gelir İdaresi'ne bildirimi. Tutar sınırı ve ayrıntılar için güncel mevzuata ve mali müşavirinize başvurmak gerekir.
Ba-Bs'te karşı tarafla uyumsuzluk çıkması, kayıtlarda bir farkın erken işaretidir. Bu yüzden düzenli mutabakat Ba-Bs uyumunu da kolaylaştırır.
Farklar nereden çıkar?
Mutabakatta çıkan farkların büyük çoğunluğu birkaç tipik sebebe dayanır:
| Sebep | Örnek | Nasıl bulunur |
|---|---|---|
| Zamanlama farkı | Fatura sizde 31 Aralık, karşı tarafta 2 Ocak kayıtlı | Dönem sınırındaki hareketlere bakılır |
| Yoldaki ödeme | Gönderilen havale karşı tarafa henüz işlenmemiş | Son günlerin tahsilat/ödemeleri kontrol edilir |
| İade ve fiyat farkı | İade faturası bir tarafta kesilmemiş | Açık iade ve fiyat farkı listesi |
| Kur farkı | Dövizli cari için farklı kur kullanılmış | Kur farkı faturaları ve değerleme kuru |
| Çek ve senet | Verilen çek bir tarafta ödeme, diğerinde henüz değil | Portföydeki evrak listesi |
| Hatalı cariye kayıt | Aynı grubun farklı firmasına işlenmiş hareket | Grup firmalarının ekstreleri yan yana |
Bu tablo, fark araştırmasını rastgele aramaktan sistemli bir kontrole çevirir. Pratikte farkların önemli bir kısmı zamanlama ve yoldaki ödeme gibi kendiliğinden kapanan kalemlerdir; bunlar ayıklandığında gerçekten araştırılması gereken birkaç kalem kalır. Ekip enerjisini bu kalan kalemlere ayırmak, sürecin toplam süresini belirgin biçimde kısaltır.
Süreci hızlandırmanın beş adımı
- Dönem sonunu beklemeyin. Büyük bakiyeli ve yoğun hareketli carilerle üç ayda bir ya da aylık ara mutabakat yapmak, yıl sonundaki yükü ciddi biçimde azaltır. Farklar küçükken ve hatırlanırken çözülür.
- İletişim bilgisini güncel tutun. Mutabakat mektuplarının cevapsız kalmasının sık sebebi, yanlış kişiye ya da artık kullanılmayan adrese gitmesidir. Her cari için muhasebe irtibat kişisi kaydedin.
- Ekstreyi mektuba ekleyin. Yalnız bakiye göndermek yerine ilgili dönemin hareket dökümünü eklemek, karşı tarafın farkı kendi tarafında bulmasını hızlandırır.
- Takibi tek listede yapın. Hangi cariye ne zaman gönderildiği, cevap gelip gelmediği ve fark olup olmadığı tek bir listede izlenmelidir; dağınık e-postalarda değil.
- Farkları sınıflandırın. Her farkı yukarıdaki sebeplerden birine atayın. Hangi sebebin sık tekrarladığını görmek, kök nedeni (ör. iade süreci) düzeltmenizi sağlar.
Önceliklendirme: kiminle önce mutabakat?
Yüzlerce cariye aynı anda mutabakat göndermek yerine önceliklendirmek işi hafifletir:
- Bakiyesi en büyük carilerin ilk yüzdelik dilimi
- Son dönemde çok sayıda hareket olan cariler
- Bakiyesi uzun süredir değişmeyen, eski dilimlerde bekleyen cariler
- Ba-Bs'te uyumsuzluk çıkan cariler
- Grup şirketleri ve ilişkili taraflar
Eski dilimlerde bekleyen bakiyeleri görmek için alacak yaşlandırma raporu iyi bir başlangıç noktasıdır.
Mutabakat kontrol listesi
- Mutabakat takvimi (aylık/çeyreklik/yıllık) cari gruplarına göre belli
- Her cari için güncel muhasebe irtibat bilgisi var
- Mektupla birlikte hareket dökümü gönderiliyor
- Gönderim, cevap ve fark durumu tek listede izleniyor
- Farklar sebep türüne göre sınıflandırılıyor
- Kapanmayan farklar için sorumlu ve tarih belli
- Grup şirketleri arasındaki bakiyeler ayrıca eşleştiriliyor
Globya'da nasıl yapıyoruz
Mutabakatın zaman alan kısmı, bakiyeleri ve hareketleri doğru biçimde toplayıp önceliklendirmektir. READERP, Netsis ve Logo başta olmak üzere piyasadaki yaygın ERP ve finans platformlarına salt-okuma bağlanır, ERP'ye tek satır yazmaz ve aynı gün kurulur; Teyit başlığı hazır gelir. "Bakiyesi 90 günden uzun süredir değişmeyen cariler hangileri?" gibi soruları Türkçe sorabilirsiniz. Firmanızın mutabakat akışına özgü raporlar gerekiyorsa ERP ve raporlama hizmetimiz kapsamında özel finansal raporlar hazırlıyoruz. Excel'de elle tutulan takip listelerinin yarattığı yükü Excel raporlamasının gizli maliyeti yazısında ayrıca ele aldık.
Sık sorulan sorular
Cari mutabakat yasal bir zorunluluk mu?
Genel bir mutabakat zorunluluğu yoktur; ancak bağımsız denetime tabi firmalarda bakiye teyidi denetimin olağan bir parçasıdır, Ba-Bs bildirimleri ise karşı tarafla kayıt uyumunu dolaylı olarak gerektirir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Karşı taraf mutabakat mektubuna cevap vermezse ne olur?
Cevapsızlık onay anlamına gelmez. Hatırlatma yapılır, gerekirse ekstre üzerinden telefonla doğrulanır. Denetim kapsamındaki teyitlerde denetçi alternatif prosedürler uygular.
Ara mutabakat ekibe ek yük getirmez mi?
Başta küçük bir ek emek gibi görünür, ama farklar küçük ve tazeyken çözüldüğü için yıl sonundaki yoğunluğu azaltır. Toplam emek genellikle düşer.
Globya asistanı 7/24 çevrimiçi; sorunuzu hemen yanıtlar, gerekirse ekibe iletir.