ERP ile e-ticaret sitesini konuşturmadan önce

ERP e-ticaret entegrasyonu denince çoğu firmanın aklına "stoklar siteye otomatik düşsün" cümlesi gelir. Bu doğru bir başlangıç ama eksik. Siteden gelen sipariş ERP'de faturaya nasıl dönüşecek, yeni üye olan bir müşteri cari hesap olarak açılacak mı, kampanya fiyatı hangi sistemde tanımlanacak? Bu soruların cevabı baştan yazılmazsa entegrasyon çalışır ama işinizi kolaylaştırmaz; bazen tersine iki sistemi birden elle düzeltmek zorunda kalırsınız.

Yıllar içinde farklı sektörlerde bu bağlantıyı kurarken gördüğümüz şu: başarılı projelerin ortak noktası iyi kod değil, iyi yazılmış bir veri akış planı. Aşağıda bu planı nasıl çıkaracağınızı anlatıyoruz.

Önce envanter, sonra bağlantı

İşe hangi verinin taşınacağını listelemekle başlayın. Tipik bir B2C ya da hibrit mağazada liste aşağı yukarı şöyledir:

• Ürün kartı (ad, kod, barkod, birim, KDV oranı)
• Stok miktarı, depo bazında ya da toplam
• Satış fiyatı, liste fiyatı, bayi fiyatı
• Sipariş ve sipariş satırları
• Müşteri ve adres bilgisi
• Ödeme ve tahsilat kaydı
• Fatura bilgisi ve durumu
• Kargo takip numarası

Her satırın yanına iki şey yazın: bu bilgi ilk nerede oluşuyor ve kim değiştirebiliyor. Bu basit tablo, ileride "sitede farklı, ERP'de farklı" tartışmalarının çoğunu baştan keser. Hangi sistemin hangi verinin sahibi olacağını ayrıntılı tartıştığımız tek doğru kaynak yazımıza da göz atabilirsiniz.

Veri akış yönünü netleştirmek

Her veri için yön seçilir: ERP'den siteye, siteden ERP'ye ya da iki yönlü. İki yönlü akış kulağa esnek gelir ama en fazla sorun çıkaran seçenektir; iki tarafta aynı anda değişiklik olursa hangisinin kazanacağını belirlemeniz gerekir.

Pratikte en sağlıklı düzen genellikle şudur:

Bu tablo her firmada birebir aynı olmaz. Örneğin bazı firmalarda fiyat tamamen sitede yönetilir, ERP'ye yalnız satış sonucu gider. Önemli olan, kararın yazılı olması ve herkesin aynı tabloya bakmasıdır.

Ne sıklıkla eşitlenmeli?

"Anlık olsun" isteği anlaşılır ama her veri için gerekmez. Sıklığı işin riskine göre seçin:

• Stok: Hızlı dönen ürünlerde birkaç dakikada bir ya da değişiklik anında. Yavaş dönen ürünlerde saatlik yeterli olabilir.
• Fiyat: Günde bir iki kez çoğu işletme için yeterli; fiyatı sık değişen sektörlerde daha sık.
• Sipariş: Mümkün olduğunca hemen. Sipariş ERP'ye ne kadar geç düşerse sevkiyat o kadar gecikir.
• Ürün kartı: Yeni ürün açıldığında ya da günde bir kez.

Değişiklik anında haber veren yöntemle belirli aralıklarla kontrol eden yöntemin farkını webhook nedir yazımızda sade bir dille anlattık.

Eşleştirme kuralları: küçük detay, büyük fark

Entegrasyonun en çok zaman alan kısmı eşleştirmedir. Sitedeki "Kırmızı, 42 numara" varyantı ERP'de hangi stok koduna karşılık geliyor? Kargo ücreti ERP'de ayrı bir hizmet kalemi mi, yoksa faturaya dip toplam olarak mı ekleniyor? Kapıda ödeme komisyonu nereye yazılıyor?

Şu eşleştirmeleri mutlaka önceden karara bağlayın:

• Varyantlı ürünlerin stok kodu yapısı
• Kargo, hediye paketi, ödeme komisyonu gibi ek kalemler
• İndirimlerin satır bazında mı, belge bazında mı yazılacağı
• Bireysel ve kurumsal müşterinin cari açılış kuralı
• İade ve iptalin ERP'de hangi belgeyle karşılanacağı

İade konusunu hafife almayın. Satışı otomatik ERP'ye düşürüp iadeyi elle işlemek, ay sonunda muhasebe ile deponun rakamlarının tutmamasının en yaygın sebebidir.

Test ve canlıya geçiş

Canlıya geçmeden önce gerçek senaryolarla test edin. Basit bir sipariş yetmez; kampanyalı, çok satırlı, farklı KDV oranlı, kısmi iadeli, kurumsal faturalı siparişleri de deneyin. Test sırasında ERP'nin test ortamı ya da ayrı bir dönem kullanmak canlı verinin kirlenmesini önler.

Geçişte ilk hafta yakın takip gerekir. Her gün sitedeki sipariş sayısı ile ERP'ye düşen sipariş sayısını karşılaştırın. Arada fark varsa bağlantı sessizce bir şeyi atlıyor demektir. Bu karşılaştırmayı birkaç gün sonra otomatik bir kontrole dönüştürmek en iyisidir.

Planlama kontrol listesi

• Veri envanteri çıkarıldı, her verinin sahibi belli
• Her veri için yön ve sıklık yazıldı
• Varyant ve ek kalem eşleştirmeleri onaylandı
• İade, iptal ve kısmi gönderim senaryoları tanımlandı
• Test ortamı hazır, test senaryoları listelendi
• İlk hafta için günlük karşılaştırma sorumlusu belli
• Bağlantı koptuğunda kime haber gideceği belli

Globya'da nasıl yapıyoruz

Önce işinizi dinliyoruz; hangi ERP'yi kullandığınızı, siparişin depoya nasıl gittiğini, muhasebenin neye ihtiyaç duyduğunu. Ardından yukarıdaki tabloya benzer bir veri akış belgesi hazırlayıp sizinle birlikte onaylıyoruz. Kodlama bu belge üzerine yapılır. Kendi e-ticaret altyapımız IMFLEXI ERP, pazaryeri, ödeme ve kargo bağlantılarını hazır getirir; farklı bir altyapı kullanıyorsanız entegrasyon hizmetimiz kapsamında mevcut sisteminize bağlanırız. Site, entegrasyon ve sonrasındaki destek aynı ekipte kaldığı için sorun çıktığında "karşı tarafın işi" diye beklemezsiniz.

Sık sorulan sorular