# Ortak kutular düzenli, spam kapının dışında.

Kaynak: https://www.globya.com.tr/hizmetler/kurumsal-e-posta/ortak-kutular-ve-spam

> Bazı adresler bir kişiye değil bir göreve aittir. info@ ya da satis@ adreslerini doğru kurgulamak, çalışan değişse bile hiçbir talebin kaybolmamasını sağlar. Spam'i doğru yönetmek ise ekibin zamanını korur.

## Ortak kutu, yönlendirme ve takma ad farkı

Aynı ihtiyaç için üç farklı yapı kullanılabilir ve hangisinin seçildiği günlük işleyişi doğrudan etkiler.

| Yapı | Nasıl çalışır | Ne zaman uygun |
|---|---|---|
| Ortak kutu | Kendi kutusu vardır, birden fazla kişi erişir | Ekip olarak yanıtlanan info@, destek@ |
| Yönlendirme | Gelen posta bir ya da birkaç kişiye kopyalanır | Bilgi amaçlı dağıtım, geçici durumlar |
| Takma ad | Aynı kutuya ikinci bir adres | Tek kişinin birden fazla adresle posta alması |

Ortak kutunun en büyük avantajı, yanıtların da o adresten gitmesi ve yazışma geçmişinin tek yerde durmasıdır. Yönlendirmede ise yanıtlar kişisel adresten gider, müşteri bir sonraki sefer o kişiye yazar ve iş kişiye bağlanır.

## Örnek düzen

Tipik bir üretim ya da hizmet firması için şöyle bir yapı öneriyoruz:

- **info@** ortak kutu; genel talepler, sorumlu iki kişi
- **satis@** ortak kutu; satış ekibi erişir, teklifler buradan gider
- **muhasebe@** ortak kutu; yalnızca muhasebe erişir
- **kvkk@** başvurular için ayrı adres; ilgili sorumlu erişir
- Kişisel kutular: ad.soyad@ biçiminde, yalnızca sahibine açık

Kimin hangi kutuya erişebildiği bir tabloda tutulur ve çalışan değişikliklerinde güncellenir. Bu erişim listesi, [KVKK uyumu](https://www.globya.com.tr/hizmetler/kvkk-uyumu) açısından da gereken kayıttır.

## Çalışan ayrıldığında

Ayrılan çalışanın kutusu hemen silinmemelidir. İzlediğimiz sıra: şifre değiştirilir ve cihaz bağlantıları kesilir, kutu arşivlenir ya da bir yöneticinin erişimine açılır, gelen postalar belirli bir süre ilgili kişiye yönlendirilir ya da otomatik bir bilgi yanıtı kurulur, saklama süresi dolunca kutu kapatılır.

## Spam yönetimi

Spam filtreleri gelen postaları gönderen sunucunun itibarına, kimlik kontrollerine (SPF, DKIM, DMARC) ve içeriğe göre puanlar. Doğru ayarlanmış bir filtre çoğu istenmeyen postayı ayırır, ama hiçbir filtre kusursuz değildir. Bu yüzden şunları öneriyoruz:

- Spam klasörünü haftada bir kez gözden geçirmek
- Sürekli gelen istenmeyen göndericileri kara listeye eklemek
- Önemli müşteri ve tedarikçileri güvenilir listeye almak
- Zararlı ek türlerini (çalıştırılabilir dosyalar) doğrudan engellemek
- Ödeme ve hesap değişikliği isteyen postaları telefonla teyit etmek

Kendi gönderdiğiniz postaların karşı tarafta spam'e düşmesi ise farklı bir sorundur; çözümü [SPF, DKIM ve DMARC](https://www.globya.com.tr/hizmetler/kurumsal-e-posta/spf-dkim-dmarc) ayarlarından geçer.

## Kontrol listesi

- Görev adresleri ortak kutu olarak mı kurulu?
- Erişim listesi güncel mi?
- Ayrılan çalışanlar için bir kapanış prosedürü var mı?
- Spam klasörü düzenli kontrol ediliyor mu?

## Sık sorulan sorular

**Soru: Aynı postayı iki kişi yanıtlarsa?**
Ortak kutuda okunan ve yanıtlanan postalar herkese işaretli görünür. Kısa bir sorumluluk kuralı (kim hangi konuya bakar) çakışmayı önler.

**Soru: Spam'e düşen önemli bir postayı nasıl kurtarırız?**
Postayı gelen kutusuna taşıyıp göndereni güvenilir listeye eklemek yeterlidir; sonraki postaları doğrudan gelen kutusuna düşer.

Genel çerçeve için [kurumsal e-posta](https://www.globya.com.tr/hizmetler/kurumsal-e-posta) sayfasına dönebilir ya da kutu düzeniniz için [bizimle iletişime geçebilirsiniz](https://www.globya.com.tr/iletisim).