# Kayıt dönemi gelmeden hazır olmanın yolu

Kaynak: https://www.globya.com.tr/blog/rehber-egitim-kurumu-dijital
Tarih: 2026-08-16

> Eğitim kurumlarında yılın büyük kısmı sakin geçer, kayıt dönemi ise birkaç haftaya sıkışır. Bu rehberde o haftalara dijital olarak nasıl hazırlanacağınızı ve veli ile öğrenci verisini nasıl koruyacağınızı anlatıyoruz.

Eğitim kurumu için dijitalleşme, çoğu zaman kayıt döneminde telefonların yetişemediği bir hafta sonunda akla gelir. Oysa o haftaların iyi geçmesi, aylar önce yapılan hazırlığa bağlıdır. Dil okulu, yazılım kursu, sanat atölyesi, etüt merkezi ya da mesleki eğitim kurumu fark etmez; veli ve öğrenci karar verirken benzer sorular sorar ve kurumun bu sorulara hızlı, tutarlı cevap vermesi beklenir.

## Veli ve öğrenci karar verirken neye bakar?

Eğitim kararı, özellikle çocuk söz konusuysa, güven üzerine kuruludur. Sitenize gelen bir velinin aklındaki sorular genellikle şunlardır:

- Hangi programlar var, kimler için uygun, kaç hafta ya da ay sürüyor?
- Sınıflar kaç kişilik, dersler hangi gün ve saatlerde?
- Öğretmenler kimler, deneyimleri ne?
- Kurum resmî izinli mi, adresi ve ulaşımı nasıl?
- Deneme dersine ya da seviye tespitine katılmak mümkün mü?

Fiyat bilgisini sitede verip vermemek sizin tercihinizdir; ama program süresi, ders saati ve sınıf mevcudu gibi bilgilerin açıkça yazılması, telefonla gelen tekrar eden soruları ciddi biçimde azaltır.

Başarı ilanları konusunda ölçülü olun. Özel öğretim kurumlarının tanıtımı Millî Eğitim Bakanlığı mevzuatıyla da düzenlenir; yanıltıcı ya da doğrulanamayan başarı iddiaları sorun çıkarabilir. Öğrenci adı ve fotoğrafıyla yapılan başarı paylaşımları ise ayrıca izin gerektirir.

## Ön kayıt akışını kayıt döneminden önce kurun

Kayıt döneminde en çok kaybedilen şey, ilgilenip de geri dönülmeyen adaylardır. Bir form doldurulur, e-posta kutusuna düşer, yoğunlukta unutulur. Bunu önlemek için sade bir ön kayıt akışı işe yarar:

1. Aday ya da veli, program ve uygun gün seçerek kısa bir form doldurur.
2. Otomatik bir teyit mesajı gider; ne zaman aranacağı yazar.
3. Talep, danışman ekibin gördüğü bir listeye düşer; kim aradı, ne konuşuldu kayıt altına alınır.
4. Deneme dersi ya da seviye tespiti için randevu verilir, bir gün önce hatırlatılır.
5. Kayıt tamamlanınca aday listeden öğrenci listesine geçer.

Bu akış için büyük bir sistem şart değil. Küçük bir [özel yazılım](https://www.globya.com.tr/hizmetler/ozel-yazilim) modülü ya da doğru kurulmuş bir aday takip ekranı çoğu kurum için yeterlidir.

## Kayıt sezonunda reklam bütçesi

Eğitim sektöründe talep mevsimseldir: dönem başları, yaz okulları, sınav dönemleri. Reklam bütçesini yıl boyu eşit dağıtmak yerine bu dönemlere yoğunlaştırmak daha verimlidir. Reklam, doğrudan ön kayıt formuna ya da ilgili programın sayfasına gitmeli; ana sayfaya giden reklam çoğu zaman boşa harcanır. Kampanya kurgusunu [dijital reklam](https://www.globya.com.tr/hizmetler/dijital-reklam) sayfamızda anlatıyoruz.

## Veliyle iletişim, kaydın devamını belirler

Bir öğrenci kaydolduktan sonra en önemli iş, bir sonraki dönem de kalmasını sağlamaktır. Bunda velinin kurumdan ne kadar haberdar olduğu büyük rol oynar. Devamsızlık bildirimi, ödev ya da ilerleme notu, veli toplantısı hatırlatması gibi mesajlar düzenli ve sade biçimde iletilmelidir.

Burada dikkat edilecek nokta, mesajları kurumsal bir kanal üzerinden göndermektir. Öğretmenlerin kişisel telefonlarından kurulan WhatsApp grupları, hem veli numaralarının herkese açılmasına hem de öğretmen ayrıldığında iletişimin kopmasına yol açar. Mobil bildirim kullanacaksanız sıklık ve içerik dengesi için [bildirim stratejisi](https://www.globya.com.tr/blog/mob-bildirim-stratejisi) yazımıza göz atabilirsiniz.

## Çocuk verisi ve öğrenci fotoğrafları

Eğitim kurumları, çoğu zaman 18 yaş altındaki kişilerin verisini işler. Bu durumda veli bilgilendirmesi ve gerektiğinde velinin izni esastır. Pratikte dikkat edilecekler:

- Kayıt formunda aydınlatma metni bulunmalı ve velinin anlayacağı dilde olmalı.
- Öğrenci fotoğrafları ve videoları sitede ya da sosyal medyada paylaşılmadan önce veliden ayrıca, açık ve geri alınabilir bir izin alınmalı.
- Sağlık bilgisi (alerji, kronik rahatsızlık gibi) yalnız gerekli kişilerin erişebileceği yerde tutulmalı.
- Öğrenci listeleri ve not bilgileri paylaşılan dosyalarda dolaşmamalı.

## Kontrol listesi

- Program süresi, ders saatleri ve sınıf mevcudu sitede yazılı mı?
- Ön kayıt formu kısa ve mobilde rahat mı?
- Her ön kayıt talebine kimin döneceği belli mi?
- Deneme dersi randevuları hatırlatılıyor mu?
- Reklamlar ilgili program sayfasına mı gidiyor?
- Veli iletişimi kurumsal bir kanaldan mı yürüyor?
- Öğrenci fotoğrafı paylaşımı için ayrı izin alınıyor mu?

## Globya'da nasıl yapıyoruz

Eğitim kurumlarıyla çalışmaya kayıt döneminizin takvimini konuşarak başlıyoruz. Site, ön kayıt akışı, veli iletişimi ve reklam planını tek elden, sezon başlamadan hazır olacak şekilde kuruyoruz. Veri koruma gereklilikleri eksik kalmaz, ek ücret alınmaz. Sektöre özel yaklaşımımız için [eğitim ve kurslar](https://www.globya.com.tr/sektorler/egitim-ve-kurslar) sayfamıza bakabilirsiniz.

## Sık sorulan sorular

**Soru: Online ders veriyoruz, ayrı bir platform mu gerekir?**
Canlı dersler için yaygın görüntülü görüşme araçları çoğu kurum için yeterlidir. Asıl ihtiyaç genellikle kayıt, ödeme, ders materyali ve devam takibinin tek yerde toplanmasıdır.

**Soru: Kayıt formunda TC kimlik numarası istemeli miyiz?**
Ön kayıt aşamasında genellikle gerekmez. Yalnız kesin kayıt ve resmî işlemler için gerekiyorsa o aşamada, amacı açıklanarak istenmelidir.

**Soru: Mezunlarımızın başarılarını paylaşabilir miyiz?**
Kişinin ya da reşit değilse velisinin açık izniyle, doğru ve doğrulanabilir bilgiyle paylaşabilirsiniz. İzin geri alınırsa paylaşım kaldırılmalıdır.

**Soru: Nasıl başlarız?**
0850 432 55 13 numarasından bizi arayabilir ya da [iletişim sayfası](https://www.globya.com.tr/iletisim) üzerinden yazabilirsiniz. Fiyat, keşif görüşmesinden sonra yazılı teklifle verilir.